Datenschutzunterrichtung AZN-Portal
Nach Artikel 3 Abs. 2 des Grundgesetzes sind Frauen und Männer gleichberechtigt; alle Personen- und Funktionsbezeichnungen in dieser Erklärung gelten für Frauen und Männer in gleicher Weise.
Welche (personenbezogenen) Daten werden erhoben?
Über das AZN-Portal werden Arbeitszeitnachweise (AZN) für studentische Hilfskräfte im pdf-Format auf einen Server innerhalb des Netzwerks der Universität Ulm geladen und gespeichert. Zur Verwaltung der AZN muss je Vertrag eine pdf-Datei mit den erfassten Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer) auf den Server geladen werden. Hierzu werden folgende Daten auf dem Server gespeichert:
  • Account (SGI) der Hilfskraft
  • Name, Vorname der Hilfskraft
  • Vertragsbezeichnung
  • Vertragsbeginn
  • In einer durch die Hilfskraft hochzuladenden pdf-Datei:
    • Institut/Abteilung
    • Vertragsbezeichnung
    • Vertragsbeginn
    • Name des Betreuers
    • monatliche Arbeitszeit in Stunden
    • Kalendarische Darstellung der Arbeitszeit über den Verlauf des Vertrages
    • entsprechende Darstellung der Urlaubs- und Krankheitszeit
Pro Vertrag wird nur die jeweils zuletzt hochgeladene PDF gespeichert. Durch ein (erneutes) Hoch­laden wird jeweils die vorhergehende PDF datenschutzkonform gelöscht. Ggf. muss ein Turnus des automatischen Backups der Universität Ulm durchlaufen werden, bis auch ein Backup gelöscht ist.
Weitergabe/Verarbeitung von Daten:
Die erfassten AZN werden in pdf-Form auf einem Server der Servicegruppe Informatik innerhalb des Netzwerks der Universität Ulm abgelegt. Die Daten werden ausschließlich für den Fall einer Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtungen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) durch die dafür zuständige Behörde der Zollverwaltung bereitgehalten. Eine sonstige Weitergabe oder Verarbeitung der erfassten AZN ist nicht vorgesehen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (2 Jahre) werden die erfassten AZN-Dateien datenschutzgerecht gelöscht. Ggf. muss ein Turnus des automatischen Backups der Universität Ulm durchlaufen werden, bis auch ein Backup gelöscht ist. Zugriff auf den Datensatz der PDFs hat nur die folgende Administratorenrolle (2 Personen): - Administrator des Servers in der Servicegruppe Informatik der Universität Ulm
Nach §§ 21, 22 LDSG haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu beantragen und / oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen (datenschutz@uni-ulm.de)